Organización de un buffet de gala para 300 personas
“Chefuri. El tema que me preocupa y espero me ayudéis a organizar, es que me he comprometido a organizar un buffet de gala para 300 personas. ¿Qué platos pongo, que cantidades, coste de elaboración, cuanto cobro…..? porfavor, echarme una mano, o en este caso creo que las dos”
Organizar el pase de un buffet de 300 personas no es que sea excesivamente difícil, pero si quieres que ese buffet sea de gala, lo primero que me preocuparía es saber la distribución de los comensales.
Si dispones de una sala amplia, en la que quepan los 300 comensales, necesitarías 2 puntos centrales de pase de fríos, y 2 puntos centrales de pase de comida caliente y un pase para los postres. Dado que al ser una cena de gala, todos los comensales empiezan a comer a la misma hora.  Como máximo un punto de comida caliente puede albergar 6-7 gastronorms, mantenidos por un baño maría, normalmente funcionan con gas.
una vez determinas la distribución, debes organizar tu equipo de sala y reponedores, que son los que realmente te van a “hundir el barco” o te van a “salvar el cuello”.
Los reponedores y el servicio es básico para el buen funcionamiento de un buffet, ya que de su buena organización depende que se formen o no largas colas en los puntos de comida, y de que no falte material en esos puntos ni comida.  Mínimo debes asignar ese rol a 2 personas por punto.
Cada 15 comensales debes tener un camarero. Normalmente se hacen rangos de 2 personas cada 3 mesas de aspirina (de 10 personas), uno de ellos es responsable del agua, el pan y el servicio del vino, y el otro de recoge los platos sobrantes.  Estas dos personas deben comunicarse bien entre sí, intenta que hayan trabajado juntos, agiliza bastante el trabajo.
Estos camareros también pueden ayudar a reponer buffet en momentos de mucho apuro, aunque uno de ellos debe permanecer siempre en la sala atendiendo las necesidades del cliente, este detalle en un buffet de gala es sumamente importante.
Los postres se suelen servir en un solo punto, ya que es el stand menos consumido del buffet, aunque haya quien repita 3-4 veces de un postre; hay bastante gente que no acude a este, o simplemente acude a la fruta, con un stand completo es suficiente.  Este punto debe ser refrigerado, o bien servir las copas o vasos sobre cúpulas de hielo. Es importante que el postre llegue frío a la mesa, y que el cliente tenga la sensación de que no va a estar caliente el postre.
La organización de la comida es un tema aparte, pero lo primero es organizar el servicio, creo que con estas nociones no deberías tener problemas.
En un buffet aunque se consume una cantidad grande de comida y sabemos los comensales que vamos a recibir, siempre la cantidad de comida en place que vamos a tener debe ser amplia, no podemos trabajar sobre escandallos cortos o sobre una cantidad determinada justa sobre lo que van a comer los clientes, debemos pensar que si nos sobra 1 bandeja de cada punto del buffet, la organización ha sido un éxito. Lo que no debemos aceptar es que la falta de productos es “normal” y que el cliente debe comer lo que encuentre. Eso puede suceder y debemos gestionarlo sobre la marcha, pero no es correcto que eso sea la norma, por lo tanto, hay que tirar un poco largo con la mice en place, sobretodo de la comida caliente.
Aproximadamente necesitamos 100 unidades de cada caliente si servimos 7 puntos. 2 carnes salseadas, 2 pescados salseados, uno de arroces, 1 de pescados al horno y uno o dos de verduras no pueden faltar.  De cada bandeja de arroz pueden comer aproximadamente 50 personas, prepararemos 5 bandejas, ya que no es oportuno apurar estas, cada 15- 20 minutos se deben retirar y sustituir, el arroz aunque se emplee vaporizado (no se debería pero se hace) pierde mucha calidad al paso de 15 minutos de haber sido reposado, no merece la pena mantenerlo de cara al cliente por el hecho de ser amortizado su coste, es preferible sustituirlo.
Calculando estas cantidades de caliente, puedes hacer los escandallos.
El frío es la partida más improvisable del buffet, y también la que debe “llenar” los estómagos de los clientes, por lo que su importancia y variedad es básica. Un mal buffet de fríos hará que los clientes pasen directamente al caliente, y eso como organizador no te interesa, porque su servicio y elaboración son más complejos, y también su precio de coste. El buffet de frío es altamente rentable, por lo que invertir lo justo en él, repercute en los beneficios globales del evento.
Mínimo debes servir 2 tipos de lechuga, más tomates, espárragos, huevos, arroces, pastas, mantequilla salada, salsas para las pastas. Patés de elaboración propia, puddings de elaboración propia, carnes tipo roast beef, royales tibios, sopas, cremas frías.  Como te digo la variedad en el buffet frío es muy grande, ahí determinas tu el porcentaje que quieres invertir en el en relación a tu presupuesto.
Sobre los postres, te recomiendo que pongas unos 7-8 tipos de postre. Fruta cortada y limpia no debe faltar tampoco.  Dentro de los postres, por lo menos 1 de ellos debe salir caliente; te recomiendo los coulants, que vas enviando al stand cada 10 minutos aproximadamente.
De los postres restantes nunca puede faltar chocolate, sería inconcebible un buffet de postre sin chocolate.
El resto debes jugar con las texturas y los sabores, intentando no repetir ninguno de ambos grupos.
Texturas posibles: Parfait helado, mousse, espuma, crema, granizado, pudding, tarta, helado
Sabores: Intenta que haya varias gamas de sabores, los frutales clásicos, fresa, melón, sandía, sabores frutales tropicales, mango, papaya, maracuyá, sabores ácidos, lima, frambuesa, etc…
Hay que intentar que haya donde elegir, no nos quedemos solo en los 4 sabores clásicos, que el comensal tenga para crearse sus propias combinaciones, aunque lógicamente debemos interactuar con él y recomendable que sabores encajan mejor con el postre que ha elegido.
El servicio de estos postres también es importante, variar las copas en las que servimos así como sus vajillas. Todos los postres deben estar servidos en ración individual.
Por lo tanto utilizar mármoles, copas de coctail, chupitos de diferente forma, vasos de whisly, etc…
Para 300 comensales deberemos distribuir los postres que sacaremos a la sala de forma organizada, hasta sumar un máximo de 500 postres. Deberían sobrar a no ser que planteemos raciones muy pequeñas.
Sobre costes podríamos hablar largo y tendido, en relacion a las materias primas elegidas, sin ello no podremos saber cuanto cobra